Hulp voor bedrijven in- en rondom vastgoed

Je vind hier alle antwoorden op vragen voor het gebruik van de CannonWorks

Image

Help- en ondersteuning

Wat is CannonWorks eigenlijk, waar dient het voor?

Bedrijfssoftware specifiek voor bedrijven in- en rondom vastgoed

CannonWorks is complete bedrijfssoftware als je een bedrijf hebt in bouw, onderhoud, verduurzaming, afbouw, installatietechniek, interieurontwerp, tuinen en nog veel meer branches. Het helpt je bij het dagelijks werk zoals:

  • Offertes maken
  • Facturen maken
  • Bestellen van materialen
  • Inkoopfacturen verwerken
  • Projecten beheren
  • De planning bijhouden
  • Inzicht krijgen in de resultaten
  • en heel veel meer...

Met CannonWorks beheer je relaties en doe je de complete projectadministratie. Je krijgt zo grip op je projecten, klanten en bedrijfsresultaten. Je kunt CannonWorks ook koppelen aan je boekhouding, waardoor de gegevens van de in- en verkopen naar je boekhouder of je boekhoudpakket worden gestuurd. 

Complete bedrijfssoftware

Met CannonWorks heb je een ERP-systeem, oftewel software dat alles in- en om je bedrijf regelt voor een zeer aantrekkelijke prijs. CannonWorks is op elk apparaat te gebruiken, dus op PC, tablet en mobiel. Mocht je voornamelijk mobiel werken dan heb je met CannonWorks het kantoor in je broekzak.

Meer informatie vind je op de website. Wil je weten wat we allemaal aanbieden, klik dan hier

Vragen over mijn account

Een CannonWorks-account is vrijblijvend en zonder opzegtermijn, hoe zit dat precies?

Gratis proefperiode

CannonWorks kun je sowieso een maand gratis proberen. Ook hebben we gratis accounts, het is maar net voor welk pakket je hebt gekozen. We hanteren geen opzegtermijnen, wat betekent dat je ieder moment kunt opzeggen je dus nergens aan vast zit.

Zelf bepalen of je door wilt gaan

Aan het einde van de proefperiode wordt je gevraagd of je door wilt gaan met CannonWorks. Je ziet dan het bedrag verschijnen van het gekozen pakket met eventuele opties waarvoor je eerder al had gekozen. Je kunt dan aangeven of je verder wilt gaan of dat je van het account af wilt zien.

Als je dan toch wilt stoppen, dan ruimen we alles netjes op

Wil je geen gebruik gaan maken van het betaalde CannonWorks-account, dan hoef je verder niets te doen en het account vervalt dan automatisch. Je hebt nog 6 maanden de tijd om je keuze te heroverwegen, daarna verwijderen we het proefaccount definitief. Je kunt bij het opzeggen natuurlijk zelf aangeven of al jouw data direct verwijderd moet worden.

Instellingen

Waar vind ik de instellingen?

Let op: De instellingen vind je enkel via de PC, niet via de CannonWorks-app

Waar vind in de instellingen?

Om de instellingen te raadplegen moet je inloggen op de online-omgeving van CannonWorks via je internetbrowser op https:/cannonworks.nl/inloggen De instellingen vind je door op je PC op je bedrijfslogo te klikken links bovenin de pagina. Je ziet dan de instellingen verschijnen in het menu. Als je daarop klikt, dan krijg je de algemene instellingen te zien. Op die pagina verschijnt rechtsboven een dropdown-menu zodat je alle overige instellingen daar ook kunt selecteren. 

Zo kun je alles in CannonWorks instellen zodat het optimaal voor jou werkt.

De CannonWorks-app

Zie ik hetzelfde op de app van als op mijn PC?

Met de app heb je handige functies

We allerlei functies die je met je mobiele telefoon wel kunt doen en niet met je PC, zoals foto's maken die je gelijk kunt toevoegen aan projecten, berichten kunnen ontvangen die je direct kunt beantwoorden en ook het scannen van bonnetjes die je direct aan de boekhouding kunt toevoegen.

Op de PC heb je meer mogelijkheden om in te stellen

De app en de PC interface zijn bijna gelijk, echter kun je in de app de instellingen van CannonWorks en de modules c.q. add-ons niet beheren, dat moet je via de PC doen. Voor overige functionaliteiten doet de app hetzelfde als de PC interface. 

Wel is het zo dat je in de meeste overzichten op de app minder gedetailleerde gegevens ziet, omdat er op een klein scherm beperkte ruimte is om alles weer te geven. We hebben CannonWorks zo gemaakt dat je naast de PC ook alles met mobiel en tablet kunt doen. Je kunt dus je app overal gebruiken, zodat je het kantoor altijd bij je hebt en overal van op de hoogte bent.

Je pakket uitbreiden met Add-ons kan niet met de app wel de browser

Je kunt je bestaande pakket uitbreiden met diverse functionaliteiten en add-ons. Om bepaalde programmaonderdelen in te stellen moet je inloggen op de online-omgeving van CannonWorks via je internetbrowser https:/cannonworks.nl/inloggen 

Berichten sturen en ontvangen

Wie kunnen mij berichten sturen en hoe werkt dat precies?

Collega's en onderaannemers

Je kunt met collega's of onderaannemers berichten aan elkaar versturen. Berichten kunnen wel of niet aan projecten gekoppeld, zo heb je niet alleen projectgebonden maar ook privé berichten die je onderling kunt sturen.

Berichtgeving over projecten 

 Je kunt in de berichten ook foto's van het project meesturen zodat bepaalde situaties vastgelegd kunnen worden. Berichten betreffende een project kunnen ook worden gezien door de medewerkers op kantoor. Privé-berichten daarentegen zijn persoonlijke en kunnen niet door anderen worden gelezen. Het werkt feitelijk net zoals andere chat- en sms diensten.

Offertes maken

Wat is een offerte met- en zonder een calculatie?

Je kunt met CannonWorks op 2 manieren offertes maken, dat is 'met' en 'zonder' een begroting oftewel een offerte met of zonder een 'calculatie'.

Een normale offerte

Een normale offerte is het meest eenvoudige. Je kiest de klant, de offerteregels met omschrijvingen die je wilt toevoegen en binnen een paar kliks heb je dan een offerte klaar staan, desnoods aangevuld met foto's en andere bijlage. Een offerte zonder een calculatie kan ook al heel uitgebreid worden aangeboden aan je klant. Je kunt uitgebreide omschrijvingen ingeven, materialen en uren specificeren, eventueel met foto's, en zo een duidelijke offerte met- of zonder eenheidsprijzen maken.

Een offerte met een calculatie

Door een offerte met een calculatie te maken bouw je een gespecificeerde begroting op door zelf in te geven wat je materialen en uren zijn, die vervolgens op een begroting komen te staan die als bijlage met de offerte wordt meegestuurd. Je kunt ook diverse systemen inlezen waarbij uren en materialen zijn gespecificeerd, zoals bewerkingssystemen, werkpakketten of recepten en dat gekoppeld aan meetstaten, zodat je bij ingeven van meters de prijzen automatisch berekend ziet worden. 

Wanneer je dus voor specificaties gaat en automatisch berekenen dan kies je voor een offerte met calculatie. Werk je liever met vaste eenheden en je wilt je eigen werkmethodiek goed kunnen toepassen kies dan voor de offerte 'zonder' calculatie.

Facturen maken

Kan een factuur automatisch worden aangemaakt vanuit een offerte?

Facturen worden automatisch gegenereerd als je deze maakt

Wanneer je een project hebt aangemaakt of je hebt van jouw klant een opdracht ontvangen, dan kun je in dat project altijd een factuur aanmaken. De factuur die wordt gegenereerd wordt automatisch voorzien van de juiste informatie. Zo worden bij regiewerk projecten de geregistreerde uren, de gebruikte en ingekochte materialen/machines en ook gereden kilometers automatisch ingelezen. Dit is bij een aanneemsom het totaalbedrag met de omschrijving van de offerte. Zo staat je factuur in één keer klaar om zo te kunnen verzenden

Termijnfacturen/deelfacturen

Mocht je de factuur op willen splitsen in diverse facturen zodat je tussentijds een deel van de factuur alvast kunt sturen, dan kun je termijnfacturen aanmaken. Je kunt dan vooraf al instellen welke bedragen je per keer wilt gaan factureren naar de klant. Maak je herhalingsfacturen aan, dan kun je deze ook vooraf inplannen zodat ze automatisch worden verstuurd, zoals bijvoorbeeld per week, maand of bijvoorbeeld per kwartaal.

Projecten en opdrachten

Een klant heeft gebeld of gemaild, hoe bevestig ik een opdracht?

Het aanmaken van een project

Als je een mondelinge opdracht krijgt of een opdracht per e-mail, dan kun je deze verwerken door in CannonWorks een nieuw project aan te maken. Dit kun je op het dashboard doen door rechts bovenin de pagina op 'Nieuw project' te klikken.

Diverse soorten projecten

Je kiest dan voor het type opdracht dat je hebt gekregen en je vult de gegevens van de opdracht in, eventueel met opmerkingen daarbij. Zo heb je opdrachten met een vooraf vast afgesproken bedrag, regiewerken, aangenomen werk op basis van een offerte en je kunt ook een abonnement aanmaken.

Automatisch wordt de opdracht bevestigd naar de klant

Wanneer je het project dan opslaat wordt de opdracht gelijk terug bevestigd aan de klant aangevuld met de algemene voorwaarden die je in CannonWorks hebt ingesteld. Zo heb je met je klant alles duidelijk vastgelegd en dat voorkomt discussie achteraf.

Planning en werkbonnen

Hoe werkt dat eigenlijk met de planning?

Medewerkers koppelen aan projecten

In CannonWorks kun je medewerkers en projecten inplannen over dagen, weken en perioden. Het werkt als een planningsprogramma (het is dus geen agenda) waarbij je jezelf en/of je medewerkers koppelt aan projecten voor bepaalde data en tijdstippen. Je kunt de planningsdata doorsturen naar de agenda van jezelf, je medewerkers en/of klanten zodat zij de planningsdata gelijk kunnen opslaan in hun persoonlijke agenda.

Inplannen per project of per medewerker

Je kunt in CannonWorks op 2 manieren plannen, dit is per medewerker of per project. De wijze waarop dat het beste bij jou en je bedrijf past en waar je dus de voorkeur aan geeft, dan kun je dat instellen via Instellingen-> Algemeen bij de planning.

Een nieuwe datum toevoegen om iemand te in te plannen

Als je  in het menu naar 'Planning' gaat dan kun je personen aan een project toewijzen op de tijdstippen of periodes die je de persoon wilt in gaan plannen op 1 of meerdere projecten. De personen die je inplant, krijgen dan allemaal persoonlijk via de CannonWorks-app een notificatie dat zij ingepland zijn voor deze projecten. 

Op de app is duidelijk zichtbaar waar iemand wanneer moet zijn

De medewerker, inhuurkracht of onderaannemer die je hebt ingepland ziet dan in de CannonWorks-app op welke momenten deze persoon waar is ingepland. Deze persoon kan dan direct uren en materialen boeken op de geplande data.


Inkopen verwerken

Wat doe ik precies met de inkoopfunctie in CannonWorks?

Inkopen verwerken om financiële grip te krijgen

Met CannonWorks houd je alles bij binnen je bedrijf, daarmee krijg je inzicht in de resultaten van je projecten. Om deze resultaten inzichtelijk te krijgen moeten alle kosten aan het project worden gekoppeld, dus daarom verwerk je al je inkopen via CannonWorks. Zo kun je;

  • Bestellingen doen bij je leveranciers
  • Inkoopfacturen verwerken
  • Bonnetjes toevoegen

Inzicht in je projectresultaten

Alle bestelling, inkoopfacturen en bonnetjes die je verwerkt worden aan het project toegevoegd, waardoor je de financiële voortgang van dat project kunt volgen. Zo weet je precies wat de kosten zijn naast de uren die je verwerkt hebt op het project. 

Inkoopfacturen automatisch verwerken 

De facturen van je leveranciers, oftewel de inkoopfacturen kun je automatisch laten verwerken door deze te laten sturen aan het specifieke e-mailadres wat je daarvoor van ons hebt gekregen. Ook kun je de inkoopfacturen vanuit je e-mail of je opgeslagen bestanden slepen naar CannonWorks waardoor deze automatisch gescand- en herkend worden. De documenten die je per e-mail verstuurd, alsook degene die je zelf upload, worden automatisch verwerkt waardoor je alleen deze facturen enkel nog aan een project hoeft toe te wijzen. Ook als je bonnetjes hebt, dan kun je met de CannonWorks-app deze fotograferen en ook dan worden deze automatisch herkend en verwerkt.

Automatisch alles verwerkt naar de boekhouder/accountant

Alle verkoop en inkoopfacturen worden automatisch ook verwerkt in de software die de boekhouder of accountant gebruikt. Zo heb je zowel in CannonWorks alle inkopen en resultaten inzichtelijk en kan de boekhouder zonder extra werk zo de aangiftes indienen en de jaarrekening opmaken.

Urenregistratie

Kunnen medewerkers- en inhuurkrachten zelf uren vastleggen voor projecten?

Uren registreren met de CannonWorks-app

Iedereen die betrokken is bij een project kan uren registreren met CannonWorks-app. Je kunt medewerkers, uitzendkrachten en onderaannemers hun uren laten registreren door deze persoon als medewerker toe te voegen en/of uit te nodigen om de CannonWorks-app te downloaden.

Een nieuwe medewerker toevoegen

Je voegt in CannonWorks een medewerker die vervolgens een uitnodiging krijgt per e-mail om de app gratis te downloaden met een eenvoudige instructie inclusief de inloggegevens. De medewerker kunnen vervolgens de app downloaden en direct aan de slag om uren te registreren voor projecten waar deze persoon voor jouw bedrijf op werkt.

Onderaannemers krijgen een eigen account

Onderaannemers zijn in feite zelfstandige bedrijven. Zij krijgen een uitnodiging om een eigen gratis account aan te maken. De project welke je samen met de onderaannemer hebt worden dan gedeeld zodat ook de onderaannemer uren voor deze projecten kan registreren.

Rapporten

Wat vind ik allemaal bij de rapporten?

Grip krijgen op je bedrijf

In de rapporten kun je allerlei overzichten raadplegen, samenstellen en exporteren van allerlei informatie rondom je bedrijf, zodat je grip krijgt op alle omzet en kosten wat binnen je bedrijf van toepassing is. Zo krijg je inzicht per periode over kosten, omzet en de uren die gemaakt zijn.

BTW-aangifte

Ook kun je de omzetbelasting eenvoudig via de rapporten ophalen. Zo kun je over een bepaalde periode de omzet en de voorbelasting bepalen, waardoor de aangifte een fluitje van een cent is geworden.

Exporteren van data

Wil jouw boekhouder, accountant of je salarisverwerker graag aanvullende gegevens van jouw bedrijf hebben. Dan kun je van alle rapporten een export maken naar een spreadsheet of een PDF converteren, zo kun je eenvoudig informatie delen.

Er zijn rapportages beschikbaar van o.a.:

  • De omzet
  • BTW
  • Kosten
  • Uren

Koppeling met de boekhouding

Wat doet de boekhoudkoppeling precies?

Verkoop- en inkopen verwerken

De koppeling vanuit CannonWorks richting het boekhoudpakket brengt alle noodzakelijke gegevens over welke nodig zijn voor de boekhouding, Dit zijn alle verkoopfacturen, alle inkoopfacturen met het gekozen grootboek en de originele documenten en bonnetjes welke je nodig hebt voor de bewaarplicht. 

Verkoopfacturen maken in CannonWorks

Alle facturen die worden gemaakt doe je dan met CannonWorks. Deze facturen worden dan 1-op-1 doorgezet via de boekhoudkoppeling in het boekhoudpakket. Zo staan de facturen met omzet en BTW dan ook gelijk geboekt in het boekhoudpakket.

Inkoopfacturen verwerken met CannonWorks

Alle inkoopfacturen en bonnetjes verwerk je dan in CannonWorks. Deze inkoopfacturen worden dan in CannonWorks automatisch gescand- en herkend, waardoor je enkel nog de factuur aan een project hoeft toe te wijzen. Daarna wordt ook de inkoopfactuur met de originele factuur doorgezet via de koppeling en geboekt in het boekhoudprogramma. Zo gaat alles geheel automatisch, waardoor jouw boekhouder of accountant enkel nog de boekingen hoeft te controleren.

© 2022 CannonWorks - Alle rechten voorbehouden